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Politique de gouvernance et de confidentialité sur la protection des renseignements personnels

Définitions

Renseignement personnel

Tout renseignement qui pourrait être utilisé pour identifier une personne, par exemple, mais ne se limitant pas à : son nom, ses coordonnées, sa date de naissance, son emploi, sa localisation, etc.

Incident de confidentialité

  • L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ;

  • L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;

  • La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;

  • La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

Partenaires

Tout individu ou organisme, public ou privé qui s’engage de manière formelle ou informelle dans les activités menées par le Conseil régional de l’environnement dans le cadre de la réalisation de sa mission.

Objectif de la politique

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (la politique) a pour objet d’établir, en vertu du Code Civil et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la Loi), des règles particulières à l’égard des renseignements personnels sur autrui que le Conseil régional de l’environnement de la Montérégie (CRE MONTÉRÉGIE) recueille, détient, utilise ou communique à des tiers dans le cadre de la réalisation de sa mission, ses contrats, ses projets et ses activités.

Portée de la politique

La présente politique s’applique à des renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles. La Loi a préséance sur la politique.

La Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site internet du CRE MONTÉRÉGIE. Le CRE MONTÉRÉGIE n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Internet de tiers.

Le CRE MONTÉRÉGIE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient et s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles il a recueilli des renseignements personnels. Ces personnes incluent aussi les employé·es du CRE MONTÉRÉGIE.

La politique est mise à jour régulièrement afin d’assurer sa conformité avec la Loi.

Le choix de fournir au CRE MONTÉRÉGIE des renseignements personnels appartient entièrement à l’utilisateur·trice des plateformes de l’organisme et il ou elle peut toujours choisir de ne pas divulguer certains renseignements. En tout temps, une personne peut avoir accès à ses renseignements personnels pour s’assurer qu’ils sont exacts et à jour. Il suffit de contacter CRE MONTÉRÉGIE par courriel à l’adresse info@crem.qc.ca ou par téléphone au 450-651-2662.

Le CRE MONTÉRÉGIE administre les sites internet suivants (les « Sites ») :

 

La cueillette des renseignements

Le CRE MONTÉRÉGIE recueille des renseignements personnels à des fins de reddition de compte, destinée à ses bailleurs de fonds, au conseil d’administration ou aux partenaires de l’organisation. Ces informations permettent aussi d’évaluer si son site web et ses outils de communication sont consultés et de quelle manière ils sont utilisés.

Les données collectées automatiquement

Les utilisateur·trices de nos plateformes sont responsables de la sécurité de leurs renseignements personnels. Entre autres, ils et elles doivent veiller à la sécurité de l’ordinateur et du réseau utilisé pour transmettre leurs renseignements personnels, et utiliser des mots de passe uniques et confidentiels.

Utilisation de Google Analytics

Le CRE MONTÉRÉGIE utilise Google Analytics, un outil de mesure d’audience web.
À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant la navigation sur nos plateformes, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages consultées, la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites ainsi que les liens URL cliqués. Le type de système d’exploitation de l’ordinateur de l’utilisateur·trice ainsi que sa langue, le nom de son fournisseur de services Internet et sa position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. L’adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un·e internaute soit connue au moyen de celle-ci.

Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur nos Sites, ce qui permet à l’organisme d’améliorer ses services.

Les utilisateur·trices peuvent empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à leur navigation en installant sur leur ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Recours à des tierces parties

Dans de nombreux cas, le CRE MONTÉRÉGIE n’assure lui-même pas la collecte et la sauvegarde des renseignements personnels figurant dans nos systèmes et confie ces tâches à une tierce partie. Ainsi, nous utiliserons volontiers Survey Monkey ou Google Forms pour récolter vos réponses à un sondage, ainsi que Eventbrite pour distribuer un formulaire d’inscription en ligne. Enfin, l’inscription à l’infolettre de l’organisme passe par Mailchimp.

Ces services disposent des ressources nécessaires pour assurer la sécurité et protéger le caractère confidentiel de l’information, et nous vérifions que les tierces parties avec lesquelles nous traitons disposent de politiques formelles en vertu desquelles elles s’engagent à ne jamais partager vos renseignements personnels avec qui que ce soit autre que le CRE MONTÉRÉGIE.

Certains renseignements que nous colligeons par le biais de tierces parties peuvent être conservés et traités sur des serveurs situés en dehors du pays où l’utilisateur·trice vit. Par conséquent, ces renseignements pourraient faire l’objet d’une divulgation à un gouvernement, une cour de justice ou une agence de réglementation dans ces lieux, conformément à leur législation, et ce, sans que l’utilisateur·trice ou l’organisme n’en soient informés.

Les données partagées volontairement

Le CRE MONTÉRÉGIE peut demander aux utilisateur·trices de fournir leurs informations personnelles par divers moyens, par exemple via des formulaires d’inscription en ligne, par le biais du site Web ou d’infolettres, ou lors d’événements en personne.

Lorsque l’utilisateur·trice remplit une inscription en ligne, nos plateformes exigent la plupart du temps que nous ayons minimalement accès au prénom, au nom et au courriel. Cette façon de faire permet entre autres d’empêcher les signatures en doublon et donne plus de crédibilité à nos actions. Les données personnelles fournies demeurent strictement confidentielles entre le CRE MONTÉRÉGIE et les bailleurs de fonds qui imposent le partage des informations à des fins de reddition de compte.

Le consentement

Lors de la navigation sur l’une de nos plateformes, ou du partage de renseignements personnels de toute autre manière (par exemple, en remplissant un formulaire), le CRE MONTÉRÉGIE présume (1) que les utilisateur·trices acceptent les modalités de la présente Politique et (2) que les utilisateur·trices consentent à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions leurs renseignements conformément à cette dernière.

Lorsqu’un·e utilisateur·trice fournit ses coordonnées dans un cadre précis, par exemple lors de l’inscription à un événement, il est possible que le CRE MONTÉRÉGIE entre en contact à nouveau afin de lui parler de projets similaires. Pour toute autre forme de communication, l’organisme entrera en contact uniquement si un consentement explicite a été donné.

Mise à jour du consentement

Pour cesser de recevoir des courriels de notre part, un·e utilisateur·trice peut à tout moment cliquer sur le lien « vous désinscrire » au bas de nos courriels ou écrire à info@crem.qc.ca en indiquant « Désinscription infolettre » dans l’objet de son courriel.

Sur demande et avis raisonnables, un·e utilisateur·trice peut voir et faire apporter des corrections aux informations personnelles détenues par le CRE MONTÉRÉGIE à son sujet, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Si un·e utilisateur·trice constate des inexactitudes dans ses renseignements personnels ou s’il ou elle souhaite les retirer de notre base de données, il ou elle peut communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à info@crem.qc.ca. Pour en savoir plus sur les droits des utilisateur·trices à l’égard de leurs renseignements personnels, le CRE MONTÉRÉGIE vous invite à consulter le site web de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Liens externes

Le site Web du CRE MONTÉRÉGIE contient des liens vers des sites externes qui sont exploités par d’autres organismes. Chacun de ces organismes dispose de sa propre politique en matière de protection de la vie privée, dont les modalités ne sont pas régies par la présente politique. Nous vous invitons à lire attentivement la politique de protection de la vie privée de chaque site Web que vous consultez.

Empêcher la cueillette de données « anonymes »

Les sites Web du CRE MONTÉRÉGIE utilisent des témoins (cookies) et des scripts de suivi basés sur JavaScript pour collecter des données anonymes. Pour empêcher cette collecte de données, il suffit à l’utilisateur·trice de régler les paramètres « cookies », « cache » et « JavaScript » de son navigateur Web. Veuillez noter que cela peut affecter les performances des propriétés de nos sites Web et, dans certains cas, vous empêcher complètement d’utiliser certaines de nos pages et formulaires.

La plupart des navigateurs Web autorisent un certain contrôle sur les cookies via les paramètres du navigateur (notifications de nouveaux cookies, désactivation des cookies et suppression des cookies, par exemple). Chacun·e peut cliquer sur son navigateur ci-dessous pour accéder directement au guide d’utilisation du navigateur et savoir comment désactiver ou effacer les cookies.

Le blocage de tous les cookies aura toutefois un impact négatif sur la convivialité de nombreux sites Web.

L’utilisation des renseignements

Le CRE MONTÉRÉGIE recueille des informations personnelles pour plusieurs raisons, notamment afin de traiter une inscription, abonner les utilisateurs à nos infolettres, les inviter à des événements ou leur transmettre toute autre information sur les activités de l’organisme ou des conseils régionaux de l’environnement.

Données agrégées

Dans certains cas, le CRE MONTÉRÉGIE regroupera des données d’un·e utilisateur·trice avec celles d’autres personnes afin de faire le point sur l’impact de ses projets. L’organisme pourrait, par exemple, répertorier le nombre de personnes qui ont consulté une page Web ou qui ont souscrit à une infolettre sur un sujet donné et communiquer à ce sujet. Par exemple, une publication pour informer que « 1000 personnes ont participé à l’événement XYZ ». Toutefois, aucun renseignement personnel permettant de vous identifier ne serait diffusé dans ce cadre.

Liste des personnes qui peuvent accéder et utiliser ces renseignements

Personnes internes au CRE MONTÉRÉGIE

L’accès aux renseignements personnels au sein du CRE MONTÉRÉGIE est limité aux employé·es qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employé·es traitent les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donnent accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée. Le niveau d’accès aux renseignements personnels est accordé aux employé·es en fonction des objectifs du projet et des livrables fixés.

  • Les employé·es impliqué·es dans les communications du CRE MONTÉRÉGIE :

  • Direction adjointe

  • Direction générale (administration des accès)

  • Tout·e employé·e du CRE MONTÉRÉGIE qui en aurait besoin pour une tâche spécifique, sous contrôle du/de la directeur·trice général·e (gestionnaire d’accès).

 

Personnes externes au CRE MONTÉRÉGIE

Le CRE MONTÉRÉGIE peut fournir, sans le consentement de la personne concernée, des renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme impliqué dans l’exercice d’un contrat, d’un projet ou d’une activité si ce dernier est confié par écrit et spécifie les mesures de confidentialité des renseignements personnels. Par exemple, la maintenance des plateformes Web, des outils de communications et d’analyse de performance par un hébergeur Web, ou bien par une agence de conception Web ou de marketing Web. Les mesures de confidentialité doivent comprendre :

  • N’utiliser les renseignements personnels qu’aux seules fins du contrat, du projet ou d’une activité ;

  • Ne pas communiquer les renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée ;

  • Prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements ;

  • Détruire les renseignements dans les 30 jours suivant la fin du contrat.

Ces tiers externes doivent respecter les dispositions de la Loi, de même que la présente politique et les procédures internes connexes. Toute violation d’une partie de l’entente contractuelle peut entraîner l’annulation du contrat.

Autres dispositions

Nous nous engageons à ne pas vendre, louer ou divulguer les renseignements personnels d’un· utilisateur·trice sans son consentement formel, sauf dans les cas suivants :

  • Exigence juridique ou judiciaire ;

  • Pour prouver ou protéger nos droits légaux ;

  • En cas de cession partielle ou totale de nos activités à un tiers.

 

La protection des renseignements

Le CRE MONTÉRÉGIE s’assure de maintenir des processus rigoureux de protection physique, procédurale et technique pour les renseignements personnels des utilisateur·trices. L’organisme conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à leur fin prévue d’utilisation et pour se conformer à ses obligations légales et règlementaires.

En aucun cas le CRE MONTÉRÉGIE ne transmet des renseignements personnels à de tierces parties à des fins commerciales ou de sollicitation. L’organisme ne vend pas d’adresses de courriel et ne les échange pas avec d’autres organismes.

S’il survenait un incident de confidentialité concernant des renseignements personnels, l’organisme s’engage à aviser les utilisateur·trices concerné·es dans les meilleurs délais suite à la prise de connaissance de cet incident. Des mesures adaptées seront prises pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Vos droits

Lois applicables

Le CRE MONTÉRÉGIE s’engage à se conformer aux lois applicables au Canada et au Québec. Pour de plus amples renseignements sur la protection des renseignements personnels et les droits afférents aux utilisateur·trices, chacun·e peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

 

Les droits des utilisateur·trices

Droit d’accès

Chaque utilisateur·trice peut demander accès aux renseignements personnels recueillis à son sujet.

Droit de rectification

Chaque utilisateur·trice peut demander d’apporter une correction aux renseignements personnels recueillis ;

Droit de retrait

Chaque utilisateur·trice peut retirer son consentement à l’utilisation des renseignements recueillis, en tout ou partie. Par exemple, il ou elle peut refuser de recevoir toutes les communications ou certaines seulement ;

Droit de suppression

Chaque utilisateur·trice peut demander l’effacement de ses renseignements personnels, s’ils ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis et s’il n'existe pas d'autre fondement juridique à leur conservation (*).

(*) Remarque — Les règlements de l’Agence du revenu du Canada exigent que l’organisme conserve des registres des dons et lui interdisent de retirer ces renseignements de ses registres internes, et ce, même si un utilisateur·trice en fait la demande.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, les utilisateur·trices peuvent entrer en contact avec la personne-ressource désignée ci-dessous.

Responsable(s) de la protection des renseignements personnels

Chaque utilisateur·trice peut exercer les droits prévus par la Politique ou adresser au CRE MONTÉRÉGIE toute autre question ou plainte concernant ses pratiques en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels :

  • Nom : Andréanne Paris

  • Titre : Directrice générale

  • Courriel : info@crem.qc.ca

 

  • Nom : Benoît Péran

  • Titre : Directeur général adjoint

  • Courriel : info@crem.qc.ca

 

Adresse

1150 rue Saint-Laurent Ouest, Longueuil, Qc, J4K 1E3

Consignes de communication

Pour gérer adéquatement vos demandes, pensez à indiquer votre nom complet ainsi que les coordonnées auxquelles nos communications doivent être envoyées sans oublier les renseignements que vous désirez supprimer (par exemple, votre adresse courriel, si vous souhaitez vous désabonner de nos infolettres). Il se peut qu’il y ait un délai de traitement et que l’utilisateur·trice continue entre-temps de recevoir des communications de notre part. Le CRE MONTÉRÉGIE s’engage à donner suite à toute demande dans les 30 jours suivant la réception.

 

Bonne visite sur nos sites !

 

Le CRE MONTÉRÉGIE

Le 22 septembre 2023

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